Yuk, Mulai Terapkan "Clean Desk" di Meja Kerjamu

Aktivitas pindah kantor bukanlah hal yang mudah meskipun kita sudah menggunakan jasa pindahan seperti Crown Workspace yang tentunya memberikan jasa pindahan profesional dan membantu kita mengatasi berbagai permasalahan pindah kantor. Biasanya hal ini dikarenakan setelahnya kita perlu menyesuaikan budaya kerja sebelumnya dengan budaya di kantor baru.

Salah satu yang sedang trend adalah menerapkan Clean Desk Policy, dimana merupakan langkah pengamanan data atau informasi sensitif dan rahasia dengan baik. Biasanya hal ini diwujudkan dengan membersihkan meja kantormu dari segala berkas atau informasi terkait pekerjaan sebelum kamu meninggalkan meja kerjamu. Beberapa tips yang bisa kamu pelajari adalah sebagai berikut: 

1. Bersihkan meja dari semua dokumen

Singkirkan berbagai dokumen di atas mejamu dan hanya letakkan hal-hal yang kamu perlukan seperti laptop atau komputer, notebook, handphone, dan sebagainya. Usahakan hindari meletakkan tumpukkan dokumen atau catatan dengan sembarang. Jadi sebelum pulang, bereskan mejamu dari hal-hal yang tidak perlu. 

2. Lakukan digitalisasi dokumen

Mengingat kemajuan era tidak dapat dihindari terutama yang berkaitan dengan konsep paper less, maka lakukan digitalisasi pada dokumen-dokumenmu. Biasakan untuk melakukan scan atau menyimpan dokumen dalam bentuk softcopy dan mengurangi penggunaan dokumen secara hardcopy. 

3. Jangan tuliskan password di media apapun

Selain tidak aman, menuliskan password apapun di berbagai media seperti kertas, pinggir meja, pinggir layar komputer, dan sebagainya akan membuat meja kerjamu terkesan berantakan dan kotor. Menyimpan password pada fitur Notes di smartphone atau komputer akan lebih efektif dan aman daripada di atas benda-benda tersebut sebelumnya. 

4. Pastikan laci terkunci rapat

Salah satu cara menerapkan Clean Desk Policy adalah dengan memastikan bahwa laci tempat kamu meletakkan dokumen penting telah terkunci rapat apabila kamu sedang tidak ditempat. 

5. Buang hal yang tidak perlu di atas meja

Cara selanjutnya yang bisa kamu lakukan adalah membersihkan meja kerja dari barang-barang yang sudah tidak terpakai. Seperti tips nomor 1 diatas, letakkan saja barang yang kamu butuhkan. Dalam hal ini, jika kamu butuh ekstra barang selain gadgetmu, kamu bisa memilih barang yang tidak mengambil space terlalu besar namun menunjang produktivitasmu seperti wadah untuk meletakkan alat tulis atau benda-benda kecil lainnya dan sebuah buku catatan kecil. 

6. Pastikan komputer mati sebelum ditinggalkan

Selain Clean Desk, aturan Clean Screen juga bisa kamu lakukan guna mendukung program meja bersih dan rapi. Biasakan untuk selalu mematikan komputer sebelum kamu meninggalkan meja di akhir jam kerja agar isi layar komputer dan informasi di dalamnya tetap terlindungi sehingga tidak diketahui orang orang lain yang tidak berkepentingan.

Dengan menerapkan Clean Desk Policy, kamu akan terbiasa dengan pola kerja yang lebih teroganisir. Hal terpenting adalah membiasakan diri untuk merapikan meja kerja dan memastikan bahwa tidak ada barang yang tidak penting terletak di atasnya sebelum pulang. Hal ini agar memudahkan kita untuk bekerja dikeesokan harinya sehingga tidak perlu merapikan meja kembali. Selamat mencoba!